Müdür: Mahmut EKŞİ

E-Mail: ozelkalem@fatih.bel.tr

Özel Kalem Müdürlüğü Hakkında

1. Başkanlık makamının direktifleri uyarınca protokol işlemlerinin en uygun sürede ve kalitede sunulmasını sağlamak.Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirerek, programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak.
2. Belediye Başkanı’nın yurt içi ve yurt dışı gezilerini programlamak.
3. Belediyeyi ziyaret eden misafirlerin ağırlanmasını sağlamak.
4. Başkanlık yazışmalarını yaptırmak; müdürlüğe intikal eden kurum içi veya kurum dışı tüm evrakları kayda alarak, gereğini müdürlüklere iletmek.
5. Başkanlık makamının ziyaret, davet, karşılama, uğurlama, ağırlama ve bayram kutlamalarıyla ilgili hizmetlerini düzenleyerek, ilgili kuruluşlarla koordinasyonu sağlamak.
6. Resmi ve özel tebrikleri konsolide ederek; geri dönüşlerini gerçekleştirmek.
7. Resmi tören ve kutlamalarda belediyenin üzerine düşen görevleri, ilgili birimlerle iş birliği içinde gerçekleştirmek.
8. Gerçekleştirilen etkinliklerin protokole duyurulmasını sağlamak.
9. Belediye Başkanı’nın istediği toplantıların yapılmasını ve organizasyonunu sağlamak.
10. Vatandaş başvurularını değerlendirmek;
    • Başkan adına gelen mektup ve davetiyeleri Belediye Başkanı’na arz etmek,
    • Vatandaş taleplerine en uygun sürede dönüş yapılmasını sağlamak amacıyla; departmanlar arası ilişkilerin organize edilmesini sağlamak.
    • İç ve dış paydaşlarımızın memnuniyetini maksimum seviyeye ulaştırma görev ve sorumluluğunu taşımak.
11. Halk Günü programlarını organize etmek.
12. Belediye Başkanı’nın katılmadığı organizasyonlara başkanlık makamı adına mesaj, çelenk ya da çiçek göndermek.
13. Belediye Başkanı'na sunulacak her türlü belge, yayın, karar ve yazılarla ilgili gerekli işlemleri yapmak.
14. Belediye Başkanı'nın her türlü yazılı ve sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak ve sonuçlarını takip etmek.
15. İlgili mevzuatların yüklediği görevleri yerine getirmek.
16. Etkin, şeffaf ve kaliteli bir halkla ilişkiler hizmeti sunmak.
    
    

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ